Page 145 - Guía Legal de compliance Colombia

11. Programas de Compliance y Buenas prácticas efectivas en Colombia 145 Requisitos para las transferencias y/o transmisiones de datos personales a
responsables o encargados ubicados dentro o fuera del territorio colombiano; Obligación de registro de las bases de datos personales ante la SIC; Medidas de seguridad y confidencialidad de los datos personales;
Gestión de incidentes de seguridad de los datos personales;
Procedimientos para la atención de peticiones, quejas, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales;
Régimen sancionatorio en materia de protección de datos personales.
Otras medidas
En adición a lo anterior, las empresas pueden realizar capacitaciones internas
y entrenamientos, monitorear el tratamiento de los datos personales dentro de
la empresa y el cumplimiento del manual interno, e incluir incentivos y medidas disciplinarias en los contratos con los trabajadores a cargo del tratamiento de datos personales para fomentar el tratamiento de los datos personales conforme la normativa colombiana.
c. Recomendaciones desde prácticas laborales
A continuación, se presentan las siguientes recomendaciones para la implemen- tación efectiva de programas de cumplimiento en materia laboral:
Lista de chequeo de verificación con respecto a los trabajadores
Dentro de un programa de cumplimiento en aspectos laborales, es necesario contar con una lista de chequeo de verificación relacionada con los diferentes procesos que el empleador debe llevar a cabo con respecto a cada uno de sus trabajadores. Así, será necesario establecer diferentes listas de chequeo aplica- bles con anterioridad, durante y con posterioridad a la relación laboral. Así, estas listas deberán incluir, por ejemplo, verificaciones durante procedimientos con el trabajador tales como: (i) su contratación (datos personales requeridos, verifi- cación de antecedentes judiciales, acreditación de competencias y experiencia, etc.); (ii) la información requerida relacionada con el Sistema Integral de Seguri- dad Social (información de beneficiarios del trabajador, documentos del trabaja- dor y de sus beneficiarios, etc.); (iii) trámites migratorios, en caso de aplicar (visa que permita trabajar en Colombia, expedición de cédula de extranjería, reportes ante Migración Colombia, etc.); (iv) el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo; (v) la terminación del contrato de trabajo (entrega de la totalidad de los documentos de terminación, pago de acreencias adeudadas, etc.), entre otras.
Determinar listas de chequeo facilita establecer cuáles son las obligaciones que tiene que cumplir el empleador frente a cada uno de sus trabajadores durante los diferentes procesos que deban llevarse a cabo.