Page 150 - Guía Legal de compliance Colombia

150 11. Programas de Compliance y Buenas prácticas efectivas en Colombia
3. Designación de un oficial de cumplimiento independiente, autónomo y capaci- tado: El oficial de cumplimiento es uno de los roles de mayor relevancia para el efectivo funcionamiento de un programa de cumplimiento, puesto que su propósito es implementar y asegurar la efectividad del programa de la orga- nización. Además, es quien orientará tanto a los altos directivos como a los demás grupos de interés sobre los riesgos principales de la empresa. En este sentido, es fundamental que el oficial de cumplimiento cuente con suficiente independencia de decisión, posea autonomía y recursos necesarios para la efectiva ejecución de sus labores. No obstante, es importante que la persona que ostenta el cargo conozca a cabalidad el funcionamiento de la empresa y además esté capacitado en las obligaciones normativas a seguir.
4. Entrenamiento y capacitación: El programa de cumplimiento no debe per- manecer en el papel, por el contrario, deberá ser compartido, dialogado y explicado a cada uno de los empleados y grupos de interés con los cuales se relaciona la empresa. Por tanto, es importante crear un plan orientado a capacitar y sensibilizar a los empleados y grupos de interés sobre la cultura de cumplimiento y las herramientas que establece la empresa para la pre- vención de conductas ilegales o delictivas.
5. Líneas de denuncia: Las líneas empresariales de denuncia deben ser parte integral de los programas de cumplimiento, en la medida que, es una herra- mienta efectiva para crear lazos de confianza con los empleados, incluso con terceros sobre la importancia que tiene reportar cualquier tipo de com- portamiento contrario a las políticas de la empresa. Por tanto, es relevante garantizar la confidencialidad y la no retaliación para el denunciante.
6. Esquemas adecuados de incentivos y sanciones: Para cada uno de los directivos y empleados de la empresa deben ser claras las sanciones que establece la empresa por el incumplimiento del programa de cumplimiento, al igual que el procedimiento de sanción y los mecanismos objetivos y trans- parentes de sanción. En este sentido, la empresa debe promover los com- portamientos éticos y el reconocimiento para quienes fomenten la cultura de comportamiento ético, los valores corporativos y los objetivos empresariales.
7. Auditorías Internas y monitoreos: Una herramienta fundamental para un efectivo programa de cumplimiento es la periódica y constante revisión y evaluación del progreso del programa. Lo anterior, permitirá conocer en tiempo real y de forma preventiva las oportunidades de mejora y los desafíos para robustecer y mejorar el programa.
8. Planes de mejora: De acuerdo con las revisiones periódicas que se realizan sobre el programa de cumplimiento es importante que se diseñen planes de mejora que permitan identificar las falencias de los programas, la asignación de nuevos deberes y funciones para sopesar dichas falencias y que, además, se establezca el cumplimiento de los planes en plazos determinables y concretos.